採用管理システムを基礎から詳しく解説

人事に関連する情報は、どういった企業でも厳秘情報として取り扱われ、門外不出であることが大原則でした。しかしながら、数年前まで続いた経済不況の折には、人事担当者を中心とした非現業部門の社員を数多くリストラしたことにより、そのノウハウが失われつつあるのが多くの企業における悩みです。そのためここ数年で景気が回復し、人材が雇用できるようになっても、そこにスキルを持った社員が少なくなり、必要以上の労力がかかっています。企業において、人事・採用などの非現業部門の業務に必要以上の労力をかけることは好ましくありません。そこで、多くの企業においては、採用管理システムを導入し、採用業務も効率化を図るとともに、そのノウハウも外部の専門業者から取り入れているのです。

採用管理システムの概要とメリットとは

システムの概要は、採用業務にかかる、人材募集、応募者の整理、一次選考、二次選考、合否判定、内定通知、採用といった各プロセスを社内LANなどに構築したシステム上で、一括管理するといったものです。また、応募者に対する連絡事項については、自動でメール送信されるなどのオプションを加えることも可能です。システム導入のメリットは、採用担当者だけでなく、社内で閲覧権限を持つ者は、選考状況を確認することができますので、各プロセスの担当部署が複数にわたっていても情報を共有することができます。これまでは、それぞれの部署において、データ管理を行なっていたため、採用担当者はその都度、各部署からデータ収集を行なっていましたが、そういった手間がかからなくなりますから、大幅な負担軽減につながります。

採用管理システムにおけるデータ活用が重要である理由とは

システムを導入することで、社内には採用に関するデータベースを構築することになり、採用を重ねることによって、様々なデータが蓄積されます。このデータこそが、採用管理を行う上で、貴重な資料になっていきます。例えば、選考試験の内容によって、入社後の社員の実績に偏りが見られるようであれば、選考試験の内容を見直すことで、よりグレードの高い社員を雇用することが可能となります。最近では、システムを構築するだけではなく、こういったデータの活用方法をノウハウとしてレクチャーする業者も増えており、注目を集めています。システムを導入することで、採用業務の効率化は可能となりますが、せっかく蓄積されたデータが活用できないのでは意味がないと考える会社が増えており、実際にレクチャーを受けた企業は戦略的な採用計画を立てて、優秀な人材を集めています。