採用管理システムについて一から解説します

少子高齢化や若者の仕事に対する意識の変化から、各企業とも新大卒、新高卒の採用には苦慮しています。さらに、ようやく雇用しても1年未満で退職するものが後を絶たず、現場では常に要員が不足している状態ですから、中途採用枠を拡大せざるを得ないのが現状です。そのため、企業の採用担当者は、常に採用業務に追われている状況であり、労働市場の分析や採用基準の振り返り、数年後を見越した採用計画の策定といった、本来の業務には手が付けられない状況が続いています。そこで、人材の募集から採用までの業務をシステム化して、一括管理する手法が注目されています。この手法であれば、社内で採用業務の進捗状況を共有し、蓄積されたデータを基に、採用基準の見直しなども簡単に行うことができます。

現在の要員事情と採用管理システムの概要

人材を雇用するためには、募集、一次試験、二次試験、選考、内定通知、採用事務といったプロセスを経ることになりますが、多くの企業ではこれらの業務を分割し、採用担当者が総括する仕組みとしています。この方法だと、部署間でデータの引き継ぎが必要となり、非常に非効率であるばかりか、責任の所在が明確ではありません。そのため、採用担当者がそれぞれの部署を周って、進捗状況の確認をせざるを得ません。そこで、採用管理システムでは、まず、応募者の必要データをシステムに落とし込み、データベースを構築します。そこに、採用試験の実施結果など、採用に必要なデータを担当部署から直接加えていきます。そうすることで、社内では一つのデータベースを共有することになりますから、責任の所在が明確になり、業務の遅延や通知の発送漏れといった、初歩的なミスが激減します。

採用管理システムに蓄積されたデータの活用方法

採用管理システムのメリットは、採用事務を一括管理することだけでなく、蓄積されたデータを利用して、様々な分析ができることです。例えば、採用試験の内容によって、入社後の成績に大きな差が出ている場合、採用試験や採用基準に問題があると仮定できますので、徹底的に検証することで、今後の採用基準や試験の在り方を修正できます。また、求人媒体によって、合否に偏りがある場合、非合格者が多く募る媒体には広告を掲載しない方法もあります。つまり、システムを導入することにより、採用業務の効率化だけでなく、より良い人材を継続的に雇用するための戦略を立てることが可能となります。さらに、最近では、データの活用方法をコンサルティングするサービスを展開する業者もあり、多くの企業の注目を集めています。