採用管理システムとはなになのか

会社を発展的に経営していく上で、有益な人材を確保することは、極めて重要なミッションですが、非現業部門に大きなコストをかけることは得策ではありません。会社経営において、主軸になるのはあくまでも現業部門であり、業績向上のために必要なコストであればふんだんに投資していくのが基本です。一方で、有益な社員を確保するための業務量が一昔と比べると、格段に膨れ上がっているのも事実です。新規採用を募集しても集まらず、不況時に行ったリストラの影響で、核となる中堅社員が不足している現状では、中途採用に頼らざるを得ないのが実情であり、採用担当者は1年中、採用業務に追われており、単純にコスト削減ができる状況ではありません。こういった課題を克服するのが、採用業務のシステム化であり、多くの会社で導入が始まっています。

採用管理システムの概要とメリット

社員を採用する際は、一般的に「募集」「選考」「内定」「採用」の4段階のプロセスを経ることになります。会社の規模が大きくなれば、それぞれのプロセスは別々の部署で行われますから、一括管理が難しくなり、採用までのスケジュール管理が緩くなってしまい、結果、有益な人材を他社に奪われてしまうこともあります。採用管理システムは、求人媒体からの応募者をデータベース化し、社内LANなどを利用して、アクセス権限を持っている者は、いつでも採用業務の進捗を確認することを可能にします。したがって、各プロセスを別々の部署で行っていても、採用担当者は一目で進捗管理を行うことができます。また、応募者の情報がデータベース化されていることで、無駄なデータの引き継ぎ作業もなくなります。

採用管理システムの具体的な活用方法

システム化によって、無駄な作業は一切なくなりますから、採用業務は大きな効率化が図れますから、採用担当者の業務内容も変わっていかなければなりません。具体的には、システムに蓄積されたデータを活用した採用基準の見直しや、求人広告を出稿する媒体の絞込みなどです。採用管理システムには、個々の社員の膨大なデータが蓄積されていますから、入社後の業務成績とリンクすることで、採用基準が適正だったのか否かを分析することができます。さらには、どういった求人媒体から募集してきた社員の合格率が高いのかといった傾向も分析できますから、極端に合格率の低い媒体には求人広告を出稿しないことで広告宣伝費の削減を図ることもできます。すなわち、採用担当者のミッションは、データを活用して戦略的に有益な人材を確保することになります。